Artigo 12.º — Sistema de controlo interno
EM VIGOR1 - As entidades obrigadas definem e asseguram a aplicação efetiva das políticas e os procedimentos e controlos que se mostrem adequados:
a) À gestão eficaz dos riscos de branqueamento de capitais e de financiamento do terrorismo a que entidade obrigada esteja ou venha a estar exposta;
b) Ao cumprimento, pela entidade obrigada, das normas legais e regulamentares em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo.
2 - As políticas e os procedimentos e controlos a que se refere o número anterior devem ser proporcionais à natureza, dimensão e complexidade da entidade obrigada e da atividade por esta prosseguida, compreendendo, pelo menos:
a) A definição de um modelo eficaz de gestão de risco, com práticas adequadas à identificação, avaliação e mitigação dos riscos de branqueamento de capitais e de financiamento do terrorismo a que entidade obrigada esteja ou venha a estar exposta;
b) O desenvolvimento de políticas, procedimentos e controlos em matéria de aceitação de clientes e de cumprimento do quadro normativo aplicável, designadamente dos deveres preventivos previstos na presente lei;
c) A definição de programas adequados de formação contínua dos colaboradores da entidade obrigada, aplicáveis desde o ato de admissão daqueles colaboradores, qualquer que seja a natureza do respetivo vínculo;
d) A designação, quando for caso disso, de um responsável pelo controlo do cumprimento do quadro normativo aplicável;
e) A instituição de sistemas e processos formais de captação, tratamento e arquivo da informação que suportem, de modo atempado:
i) A análise e a tomada de decisões pelas estruturas internas relevantes, em particular no que se refere à monitorização de clientes e operações e ao exame de potenciais suspeitas;
ii) O exercício dos deveres de comunicação e de colaboração;
iii) A instituição de canais seguros que permitam preservar a total confidencialidade dos pedidos de informação, sempre que aplicável;
f) A divulgação, junto dos colaboradores da entidade obrigada cujas funções sejam relevantes para efeitos da prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, de informação atualizada e acessível sobre as respetivas normas internas de execução;
g) A instituição de procedimentos de averiguação que garantam a aplicação de padrões elevados no processo de contratação de colaboradores cujas funções sejam relevantes para efeitos da prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, qualquer que seja a natureza do vínculo;
h) A instituição de mecanismos de controlo da atuação dos colaboradores da entidade obrigada cujas funções sejam relevantes para efeitos da prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, qualquer que seja a natureza do respetivo vínculo;
i) A definição de ferramentas ou sistemas de informação adequados;
j) A instituição de mecanismos que permitam testar regularmente a sua qualidade, adequação e eficácia, inclusive através do estabelecimento, quando aplicável, de uma função de auditoria independente;
k) A definição de meios internos adequados que permitam aos colaboradores da entidade obrigada, qualquer que seja a natureza do vínculo, comunicarem, através de canal específico, independente e anónimo, eventuais violações à presente lei, à regulamentação que o concretiza e às políticas, procedimentos e controlos internamente definidos;
l) O desenvolvimento de políticas e procedimentos em matéria de proteção de dados pessoais.
3 - As entidades obrigadas reveem, com periodicidade adequada aos riscos existentes ou outra definida por regulamentação, a atualidade das políticas e dos procedimentos e controlos a que se referem os números anteriores.
4 - As políticas e os procedimentos e controlos a que se referem os n.os 1 e 2, bem como as respetivas atualizações, são reduzidos a escrito, e devem ser conservados nos termos previstos no artigo 51.º e colocados, em permanência, à disposição das autoridades setoriais.