Diploma
EM VIGORPortaria n.º 95/2006
de 30 de Janeiro
No contexto da sociedade de informação em que nos inserimos, tem vindo a assumir crescente acuidade a reorganização dos arquivos no âmbito da Administração Pública, dada a sua particular responsabilidade no que respeita à salvaguarda dos direitos dos cidadãos, garantindo a conservação dos meios de prova administrativa exigidos por lei, bem como a preservação da memória nacional e das instituições, possibilitando à investigação o acesso às fontes documentais com interesse histórico.
Acresce que a progressiva produção documental impõe a adopção de soluções urgentes e eficazes que viabilizem qualidade na prestação de serviços e eficiência nos recursos adstritos à função do arquivo como meio de prestação de informação, correcta e atempada, em resposta ao elevado número de solicitações quotidianas.
Uma correcta reorganização de arquivos passa, necessariamente, pela criação de instrumentos de gestão dos documentos, de que as portarias, com os seus anexos (tabela de selecção e regulamento), constituem normativos de excelência, ganhando dimensão crescente a consciência de que nenhuma reorganização de arquivos é, realmente, eficaz sem considerar a existência de infra-estruturas arquivísticas físicas e de recursos humanos especializados que planeiem e implementem uma correcta gestão dos documentos ao longo do seu ciclo de vida activa, semi-activa e inactiva.
Tal processo, para além de garantir a reorganização dos arquivos, contribui, também, para uma nova visão e um novo conhecimento sobre o próprio conceito de arquivo nas organizações.
Por esse motivo, cedo foram sendo dotados com os meios tecnológicos mais modernos, tanto na produção e armazenamento, como na difusão e troca de informação. Acresce, agora, por evidentes necessidades de gestão global, a necessidade de comunicação com o conselho directivo e os Serviços Centrais do Instituto da Segurança Social, I. P. (ISS).
Assim, e dado que o processo de avaliação é global e incidente sobre todo o universo da informação produzida pelos serviços, foi a mesma objecto de avaliação em pé de igualdade, independentemente do suporte em que se encontra - papel, micrográfico e electrónico.
Considerando que a utilização de tecnologias nos diferentes serviços regionais e sub-regionais não foi uniformemente desenvolvida, a indicação de outros suportes da tabela de selecção reflecte exclusivamente a realidade do serviço onde se procedeu ao respectivo levantamento documental.
De igual modo, o presente Regulamento prevê a existência de um sistema de arquivos - arquivos correntes, arquivos intermédios e arquivo definitivo ou histórico -, os quais deverão ser coordenados por uma estrutura central do ISS, dotada dos necessários recursos humanos e materiais.
Tendo em conta estas questões, o Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social tem vindo a desenvolver, desde há algum tempo, com o apoio do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), um projecto visando a reorganização dos arquivos da generalidade dos seus serviços e organismos.
Insere-se nesse projecto a presente portaria do Centro Nacional de Pensões (CNP), dos serviços de fiscalização (SF) e dos centros distritais de segurança social (CDSS), respectivamente 5 e 18 serviços desconcentrados de entre os serviços do ISS.
Os trabalhos de levantamento do património documental foram inicialmente desenvolvidos por cinco equipas distribuídas pelos então cinco ex-centros regionais de segurança social (CRSS), serviços regionais e serviços sub-regionais. A tabela de selecção resultante é «funcional», ou seja, apresenta a produção documental reunida por grandes áreas funcionais, independentemente das variantes estruturais de cada um dos serviços, tornando-se, assim, única e consensual.
Muito embora esta tabela de selecção reflicta a realidade documental dos ex-CRSS, considerou-se que as alterações introduzidas ou em curso, nomeadamente no que se refere a funções do Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS), que transitaram para o ISS, não impedem a sua aplicação imediata. Preconiza-se, no entanto, a necessidade da sua revisão, tendo em conta um período mínimo de estabilização dos serviços e avaliação dos resultados.
À semelhança dos ex-CRSS, os actuais SF e CDSS têm atribuições idênticas e localização dispersa pelo País, com grande necessidade de intercomunicação rápida entre si e com o CNP.
Num futuro próximo, este Instituto promoverá a elaboração da tabela de selecção de documentos dos serviços não contemplados na presente portaria, abrangendo, assim, toda a sua estrutura actual.
Nestes termos, e ao abrigo das disposições da alínea a) do n.º 1 do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, conjugadas com o disposto no Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março:
Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I. P., que consta em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Ministro do Trabalho e da Solidariedade Social, José António Fonseca Vieira da Silva, em 29 de Dezembro de 2005. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 22 de Dezembro de 2005.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO CENTRO NACIONAL DE PENSÕES, DOS CENTROS DISTRITAIS DE SEGURANÇA SOCIAL E SERVIÇOS DE FISCALIZAÇÃO DO INSTITUTO DA SEGURANÇA SOCIAL, I. P.