Competências da área de Administração e Apoio Geral
1 - À área de Administração e Apoio Geral compete, no domínio do Pessoal e Apoio Geral, entre outras:
a) Assegurar a execução de todos os procedimentos referentes à administração de pessoal, designadamente os relativos à relação jurídica de emprego e ao controlo e registo de assiduidade, mantendo também atualizados os processos individuais dos trabalhadores, incluindo a informação em suporte informático;
b) Apurar e fornecer a informação necessária ao correto processamento dos vencimentos, abonos e outras prestações sociais dos trabalhadores;
c) Instruir os processos administrativos que devam ser submetidos a despacho superior;
d) Elaborar o mapa de férias dos trabalhadores do estabelecimento prisional;
e) Comunicar os acidentes de trabalho às entidades competentes;
f) Desenvolver os procedimentos administrativos relativos à situação de faltas por doença e de outras situações de faltas justificadas ou injustificadas;
g) Notificar e emitir guias aos trabalhadores para comparência a atos para os quais tenham sido convocados;
h) Promover a divulgação no estabelecimento prisional das orientações emanadas pelos serviços centrais, bem como das normas internas, ordens de serviço e demais diretivas de caráter genérico;
i) Assegurar o apoio administrativo aos processos disciplinares, de acidentes de trabalho e de acidentes de viação;
j) Executar as tarefas inerentes à receção, classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e outros documentos;
k) Assegurar o atendimento telefónico e as comunicações eletrónicas institucionais;
l) Organizar o arquivo geral do estabelecimento prisional e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos;
m) Executar os serviços administrativos de caráter geral não específicos de outros serviços do estabelecimento prisional, que não disponham de apoio administrativo próprio, nomeadamente, os de apoio à direção.
2 - À área de Administração e Apoio Geral compete, no domínio da Gestão e Administração Financeira, entre outras:
a) Elaborar o projeto de orçamento relativo ao centro financeiro do estabelecimento prisional, de acordo com as indicações recebidas dos serviços centrais;
b) Elaborar o projeto de orçamento de receita própria;
c) Preparar a informação necessária à formalização de alterações orçamentais;
d) Executar o orçamento afeto ao estabelecimento prisional na ótica do centro financeiro, efetuando os cabimentos e compromissos das propostas de despesa;
e) Verificar a classificação e a cobertura orçamental nos processos de realização de despesa;
f) Promover uma adequada gestão dos recursos financeiros do orçamento do centro financeiro do estabelecimento prisional, acompanhando a evolução da execução orçamental e propondo medidas corretivas dos desvios, nos casos aplicáveis;
g) Assegurar a reconstituição e liquidação do fundo de maneio do estabelecimento prisional;
h) Reunir e preparar os elementos respeitantes ao estabelecimento prisional que devam integrar a conta de gerência da DGRSP;
i) Assegurar a gestão do fundo de maneio do estabelecimento prisional;
j) Zelar pelo controlo e segurança das disponibilidades em cofre, promovendo conferências regulares;
k) Elaborar, com periodicidade mensal, as reconciliações bancárias das contas existentes no estabelecimento prisional;
l) Liquidar, cobrar e manter atualizado o registo das receitas próprias do estabelecimento prisional;
m) Apurar e liquidar o IVA;
n) Depositar mensalmente o valor da receita própria arrecadada na conta de homebanking;
o) Promover o fluxo da receita arrecadada de acordo com as indicações recebidas dos serviços centrais;
p) Controlar e orientar as contas correntes dos reclusos, nos termos legalmente definidos, impondo a obrigatoriedade da sua escrituração;
q) Processar as remunerações aos reclusos, nos termos legalmente definidos;
r) Assegurar a aplicação das normas procedimentais emanadas pelos serviços centrais;
s) Manter atualizadas as aplicações informáticas de suporte à sua atividade;
t) Assegurar o arquivo apropriado de toda a documentação e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos que não são de conservação permanente.
3 - Em cada estabelecimento prisional, na área da tesouraria, existe um único trabalhador responsável por valores, numerário, títulos ou documentos que manuseie ou tenha à sua guarda, o qual apenas pode ser substituído por outro trabalhador nas suas faltas e impedimentos, com conhecimento do diretor ou, existindo, do adjunto do diretor para a área.
4 - O disposto na alínea k) do n.º 2 do presente artigo é concretizado por um trabalhador do estabelecimento prisional que não pertença ao setor da tesouraria e que, no setor da contabilidade, não tenha acesso às contas correntes, devendo-lhe ser diretamente remetidos pelo setor das entradas de correspondência os extratos bancários provindos das instituições de crédito.
5 - À área de Administração e Apoio Geral, no domínio da Gestão e Administração Patrimonial e das Atividades Económicas, compete entre outras:
a) Assegurar a execução dos procedimentos respeitantes às aquisições de bens, serviços e equipamentos;
b) Manter atualizada uma lista de fornecedores de bens, serviços e equipamentos, bem como dos respetivos preços e condições de venda;
c) Efetuar prospeções ao mercado, tendo em vista obter indicação sobre os melhores preços nos domínios dos processos de compra e venda de bens e serviços, nos termos da lei;
d) Efetuar o levantamento de necessidades de bens e serviços do estabelecimento prisional, de acordo com as indicações recebidas dos serviços centrais, no sentido de serem promovidas as aquisições centralizadas;
e) Proceder à gestão dos stocks, em consonância com critérios definidos, e ao controlo das existências em armazéns;
f) Promover a organização dos bens armazenados;
g) Elaborar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens e equipamentos do estabelecimento prisional;
h) Zelar pela manutenção das instalações, equipamentos e veículos do estabelecimento prisional;
i) Assegurar a atualização da informação relativa às viaturas afetas ao estabelecimento prisional, incluindo os serviços de manutenção, assistência e reparação, de acordo com indicações recebidas dos serviços centrais;
j) Estabelecer normas de funcionamento dos equipamentos e instalações e assegurar a sua execução e fiscalização;
k) Acompanhar o funcionamento dos equipamentos e instalações, promovendo as ações de manutenção e reparação necessárias, bem como propor a sua substituição;
l) Assegurar os trabalhos de manutenção e conservação das instalações com recurso preferencial à utilização de mão-de-obra reclusa;
m) Assegurar a receção dos bens e serviços adquiridos, procedendo à respetiva conferência no que diz respeito à qualidade e quantidade dos fornecimentos, bem como à verificação do cumprimento das condições contratualizadas;
n) Manter atualizada a informação relativa aos contratos em vigor no estabelecimento prisional;
o) Acompanhar a execução material dos contratos de bens e serviços;
p) Monitorizar os consumos de natureza variável corrente, propondo medidas de contenção;
q) Assegurar a atualização da informação relativa às casas de função do estabelecimento prisional;
r) Manter atualizadas as aplicações informáticas de suporte à sua atividade;
s) Assegurar a aplicação das normas procedimentais emanadas pelos serviços centrais;
t) Proceder às aquisições de bens, serviços e equipamentos para a cantina e para o bar, assegurando o fornecimento de bens essenciais ao bem-estar dos reclusos, gerindo os stocks de bens nos mesmos moldes do armazém geral;
u) Elaborar o inventário dos bens afetos ao bar e à cantina do estabelecimento prisional;
v) Assegurar o funcionamento e a gestão da messe quando explorada pelo estabelecimento prisional;
w) Propor à direção do estabelecimento prisional os preços a praticar na venda dos bens da cantina e da messe do estabelecimento prisional;
x) Garantir o cumprimento atempado das obrigações fiscais e contabilísticas do bar, cantina e messe, quando explorados pelo estabelecimento prisional;
y) Propor o valor a cobrar na venda de bens e serviços das explorações económicas;
z) Assegurar o cumprimento dos protocolos elaborados pela DGRSP com empresas fornecedoras de trabalho em meio prisional;
aa) Assegurar o arquivo apropriado de toda a documentação e propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização dos documentos que não são de conservação permanente.
6 - O disposto nas alíneas a) a g) do n.º 2 do presente artigo não é aplicável a estabelecimento prisional sem centro financeiro.