Diploma

EM VIGOR

Portaria n.º 1175/2005 de 21 de Novembro O acervo documental do Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia (ICAM) remonta à criação do extinto Instituto Português de Cinema. Sendo inegável o valor da documentação existente no arquivo e da sua importância histórica para a cinematografia nacional, não foi a mesma objecto de tratamento, pelo que é urgente a sua avaliação sistemática, para efeitos não só de selecção, preservação e valorização da relevância informativa e probatória, mas também para possibilitar o seu acesso para efeitos de consulta. A relevância é acrescida quando se pretende institucionalizar os meios e os mecanismos do registo da actividade cinematográfica e áudio-visual. Por outro lado, pretende-se regular o estabelecimento de regras de avaliação, selecção, conservação e destruição dos documentos estabelecendo o ciclo de vida da documentação num sector tão sensível como o em referência. Nestes termos e ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro: Manda o Governo, pela Ministra da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante. 2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação. A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 7 de Outubro de 2005. REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO DO CINEMA, AUDIOVISUAL E MULTIMÉDIA 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia, adiante designado por ICAM. 2.º Avaliação 1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo do ICAM tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da sua conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva. 2 - É da responsabilidade do ICAM a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. 3 - Os prazos de conservação, contados em anos, são os que constam da tabela de selecção do anexo I do presente Regulamento. 4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição em dossiers. 5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do ICAM. 3.º Selecção 1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo ICAM, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo, no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º do presente Regulamento. 4.º Tabela de selecção 1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental. 2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o ICAM obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada. 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 - As remessas dos documentos para o arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o ICAM vier a determinar. 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 3 - Os documentos com valor secundário ou histórico são entregues à guarda de uma instituição arquivística vocacionada para a conservação permanente deste património, o IAN/TT, do Ministério da Cultura, mediante celebração de protocolo. 7.º Formalidades das remessas 1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II do presente Regulamento. 8.º Eliminação 1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. 2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT. 3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente. 9.º Formalidades da eliminação 1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT. 2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo III do presente Regulamento. 10.º Substituição do suporte 1 - A substituição do suporte dos documentos é feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO. 2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho. 11.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e comunicabilidade do arquivo do ICAM atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral. 12.º Fiscalização Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento. ANEXO I Tabela de selecção de documentos (ver tabela no documento original) ANEXO II Auto de entrega e guia de remessa (ver modelos no documento original) ANEXO III Auto de eliminação (ver modelo no documento original)

☆ Guardar

Diário da República ↗