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EM VIGOR

Portaria n.º 360/98 de 26 de Junho A Direcção-Geral de Viação acumulou, ao longo da sua existência, grande acervo documental, que justifica a criação de um sistema de conservação e gestão do património arquivístico que permita, por um lado, proceder ao descongestionamento dos arquivos, mediante eliminação de documentos sem valor arquivístico e, por outro, assegurar a preservação da documentação que, não sendo indispensável à sua gestão, deva ser conservada perpetuamente, em virtude do seu valor histórico, científico, cultural ou administrativo. Por outro lado, o crescente aumento de processos de contra-ordenação determina que, com urgência, se adoptem critérios específicos para o seu tratamento arquivístico, conservando-os apenas durante a sua vida útil e determinando a sua eliminação logo que decorrido esse prazo. Assim, ao abrigo do disposto na alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Administração Interna e da Cultura, o seguinte: Regulamento de Conservação Arquivística da Direcção-Geral de Viação 1.º Âmbito de aplicação 1 - O presente Regulamento aplica-se a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral de Viação, adiante designada por DGV. 2 - São abrangidos pelas disposições desta portaria os arquivos de todos os serviços da DGV. 2.º Avaliação 1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGV tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa. 2 - A fixação dos prazos de conservação administrativa é da responsabilidade da DGV. 3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção que constitui o anexo I ao presente Regulamento, sendo contados a partir da data final dos processos dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers. 4 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGV. 3.º Selecção A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGV, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 4.º Tabela de selecção A tabela de selecção que consigna e sintetiza as disposições relativas a avaliação documental deve ser sujeita a revisões periódicas, de modo a adequá-la às alterações na produção documental que a organização dos serviços vier a determinar, devendo para o efeito a DGV obter parecer favorável do IAN/TT. 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 - Os documentos que ainda não tenham cumprido os prazos de conservação administrativa, mas cuja utilização seja reduzida, devem ser remetidos para arquivo intermédio de acordo com a tabela de selecção. 2 - A remessa dos documentos para arquivo intermédio é feita com a periodicidade que vier a ser determinada pela DGV. 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, devem ser remetidos para arquivo definitivo de acordo com a tabela de selecção os documentos que sejam de conservação permanente. 2 - Os documentos seleccionados a título permanente devem ser conservados no suporte original. 3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 4 - A documentação remetida para arquivo definitivo deve ser acompanhada dos respectivos índices e outros elementos úteis de referência. 7.º Formalidades das remessas 1 - As remessas atrás referidas devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia é feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem. 2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa são os constantes do anexo II ao presente Regulamento. 8.º Eliminação 1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela. 2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT. 3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de custos e meios. 9.º Formalidades da eliminação 1 - A eliminação dos documentos atrás referidos deve obedecer às seguintes formalidades: a) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo; b) O auto de eliminação será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT. 2 - O modelo do auto consta do anexo III ao presente Regulamento. 10.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGV atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral. 11.º Fiscalização Compete ao IAN/TT a fiscalização do disposto na presente portaria. 12.º Entrada em vigor O disposto na presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação. Ministérios da Administração Interna e da Cultura. Assinada em 27 de Abril de 1998. Pelo Ministro da Administração Interna, Armando António Martins Vara, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Administração Interna. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho. ANEXO I Tabela de selecção (ver tabela no documento original) ANEXO II Auto de entrega (ver modelo no documento original) ANEXO III Auto de eleminação (ver modelo no documento original)

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