Diploma
EM VIGORPortaria n.º 965/80
de 11 de Novembro
O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, torna extensivo aos serviços de natureza pública o uso de microfilmagem dos documentos em arquivo, com consequente destruição dos respectivos originais.
Considerada a proposta do director do Serviço de Estrangeiros, elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Administração Interna, ao abrigo do disposto no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte:
1.º É o Serviço de Estrangeiros autorizado a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e, bem assim, a proceder à inutilização dos respectivos originais, nos seguintes termos:
a) Serão microfilmados os documentos com interesse para a história do estrangeiro residente no País;
b) Serão microfilmados os documentos respeitantes a estrangeiros cujas actividades declarada ou potencialmente se considerem de interesse nacional;
c) Serão microfilmados, não podendo no entanto ser inutilizados, os documentos que respeitem a acordos internacionais ou ofereçam interesse administrativo ou outro motivo atendível;
d) Não serão microfilmados, mas poderão ser destruídos, os documentos sem interesse que respeitem a estrangeiros residentes no País;
e) Serão extraídos resumos, e estes microfilmados, dos documentos respeitantes a estrangeiros que foram residentes no País e que à data da entrada em vigor da presente portaria conservaram ou adquiriram a nacionalidade portuguesa, garantindo a microfilmagem daqueles documentos de reconhecido interesse para a reconstituição da história do indivíduo;
f) Serão extraídos resumos, e estes microfilmados, dos documentos respeitantes a estrangeiros que foram residentes no País e que à data da entrada em vigor da presente portaria já faleceram, garantindo a microfilmagem daqueles documentos de reconhecido interesse para a reconstituição da história do indivíduo.
2.º As operações de microfilmagem e a segurança da inutilização dos documentos serão garantidas pelo funcionário responsável pela sua classificação, tratamento e arquivo.
3.º As formalidades a observar nas operações de microfilmagem são as seguintes:
a) A microfilmagem será efectuada pela sucessão de fotogramas preenchendo várias microfichas;
b) Os documentos serão microfilmados por ordem sequencial, devendo cada microficha ser totalmente preenchida antes de se iniciar outra;
c) Cada microficha conterá, no seu início, uma declaração de que os fotogramas nela registados são reproduções exactas dos originais, devendo esta declaração ser assinada pelo responsável pelas operações de microfilmagem;
d) Cada documento, ao ser microfilmado, receberá a inscrição do número da microficha em que ficará registado, bem como a da ordem sequencial do fotograma:
e) Esses números serão inscritos na ficha do ficheiro geral que corresponda ao assunto versado, para futura recuperação das microfichas;
f) As microfichas, devidamente numeradas e indexadas, ficarão guardadas em ficheiros próprios, que deverão satisfazer as exigíveis condições de salubridade e segurança.
4.º A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição.
5.º As fotocópias obtidas a partir dos fotogramas têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pela microfilmagem e o selo branco.
6.º As dúvidas que surjam na aplicação desta portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Administração Interna.
7.º A presente portaria entra em vigor na data da sua publicação.
Ministério da Administração Interna, 22 de Outubro de 1980. - O Ministro da Administração Interna, Eurico de Melo.