Diploma

EM VIGOR

Portaria n.º 418/2008 de 11 de Junho O crescente aumento da documentação produzida e recebida na Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano justifica a adopção de critérios específicos de conservação permanente e de inutilização de documentos, em ordem adequada à gestão dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentação com interesse histórico. Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 477/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelos Secretários de Estado do Ordenamento do Território e das Cidades e da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante. 2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação. Em 21 de Maio de 2008. O Secretário de Estado do Ordenamento do Território e das Cidades, João Manuel Machado Ferrão. - A Secretária de Estado da Cultura, Maria Paula Fernandes dos Santos. ANEXO REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECÇÃO-GERAL DO ORDENAMENTO DO TERRITÓRIO E DESENVOLVIMENTO URBANO 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano, adiante designada por DGOTDU. 2.º Avaliação 1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGOTDU tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva. 2 - É da responsabilidade da DGOTDU a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. 3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento. 4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers. 5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGOTDU. 3.º Selecção 1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGOTDU, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do n.º 10.º 4.º Tabela de selecção 1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental. 2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGOTDU obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada. 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGOTDU vier a determinar. 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 7.º Formalidades das remessas 1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii do presente Regulamento. 8.º Eliminação 1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. 2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e a metodologias ecológicas de preservação do ambiente. 9.º Formalidades da eliminação 1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ. 2 - O modelo consta do anexo iii do presente Regulamento. 10.º Substituição do suporte 1 - A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO. 2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do n.º 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho. 11.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e a comunicabilidade do arquivo da DGOTDU atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral. 12.º Fiscalização Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do disposto no presente Regulamento. ANEXO I (ver documento original) ANEXO II (ver documento original) ANEXO III (ver documento original)

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