Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a um universo restrito da documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelos governos civis, adiante designados por GC.
2.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos dos arquivos dos GC tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.
2 - É da responsabilidade dos GC a atribuição dos prazos de conservação administrativa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção (anexo I da presente portaria).
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta dos GC.
3.º
Selecção
1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelos GC, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido o valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do n.º 10.º
4.º
Tabela de selecção
1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, devem os GC obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservação administrativa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que os GC vierem a determinar.
6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
7.º
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionadas nos n.os 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria.
8.º
Eliminação
1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa dos IAN/TT.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
9.º
Formalidades da eliminação
1 - As eliminações dos documentos mencionados no n.º 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo consta do anexo III à presente portaria.
10.º
Substituição do suporte
1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
Local e data de execução da transferência;
Assinaturas e carimbo.
3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do n.º 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do IAN/TT, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.
5 - As provas obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
11.º
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade dos arquivos do GC atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
12.º
Fiscalização
Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução no disposto na presente portaria.
13.º
Entrada em vigor
Esta portaria entra em vigor após a sua publicação.
Em 1 de Junho de 1999.
O Ministro da Administração Interna, Jorge Paulo Sacadura Almeida Coelho. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.
ANEXO I
Tabela de selecção
(ver tabela no documento original)
ANEXO II
(ver modelos no documento original)
ANEXO III
(ver modelo no documento original)