Diploma
EM VIGORPortaria n.º 681/94
de 22 de Julho
O contínuo e desmedido crescimento da documentação produzida pelo Hospital de Egas Moniz (HEM) e a ausência de legislação que regulamente a sua avaliação, selecção, preservação e transferência para outros suportes têm vindo a dificultar significativamente o seu controlo, manuseamento e recuperação.
Acresce que, desde o comum problema da falta de espaço, com os conhecidos e elevados custos de conservação, às dificuldades de acesso em tempo útil à informação, passando pela falta de estruturas que assegurem a segurança e sigilo da mesma, é lato o quadro de razões que impedem a documentação do Hospital, máxime o processo clínico, de assumir plenamente as suas diferentes vertentes com um mínimo de eficácia.
Do exposto, fácil é concluir da necessidade e urgência em preservar, seleccionando, ordenando e valorizando, o património arquivístico, património que de resto melhor exprime a identidade do HEM.
É, pois, imperativo criar as condições de aplicação dos modernos meios técnicos, não só para que o património não seja destruído, mas também para que possa ser utilizado como instrumento privilegiado na investigação científica e na administração hospitalar.
Tais condições têm de consubstanciar-se clara e inequivocamente num instrumento legal que, assumindo como tónica uma actuação integrada a nível da gestão de documentos produzidos e recebidos, promova a adequada conservação dos acervos documentais.
O presente diploma visa proporcionar um quadro satisfatório de soluções, quer regulando o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação e selecção, quer autorizando a transferência da informação para um suporte que veicule critérios de segurança, autenticação e legalidade.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro:
Manda o Governo, pelo Ministro da Saúde e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o regulamento arquivístico do Hospital de Egas Moniz, no que se refere à avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação da documentação que consta do anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Saúde.
Assinada em 8 de Julho de 1994.
O Ministro da Saúde, Adalberto Paulo da Fonseca Mendo. - O Secretário de Estado da Cultura, Pedro Miguel Santana Lopes.
Regulamento de avaliação, selecção e eliminação de documentos