Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo
1 - Podem ser inutilizados os documentos seguintes, a partir do ano em que os assuntos obtiverem resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, após os prazos mínimos que se indicam:
a) Vinte anos:
Análise de funções;
Contas de gerência;
Documentos relativos ao sistema de classificação de serviço;
Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente fichas de registo de documentação por assuntos ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida;
Processos de contagem de tempo de serviço;
Processos da junta médica;
b) Dez anos:
Acidentes em serviço (de que não resulte incapacidade dos acidentados);
Aquisição de equipamento;
Livros de contabilidade;
Livros de conta correntes;
Mapas da Conta Geral do Estado;
Mapas de despesa fornecidos ao Tribunal de Contas;
Orçamentos (projecto, versão definitiva, alterações);
Pareceres sobre projectos de diplomas;
Pareceres sobre projectos de horários de trabalho flexível;
Processos de reclassificação profissional ao abrigo de legislação especial;
Processos do QEI;
Processos relativos à organização de serviços;
Processos sobre a gestão do quadro único de pessoal;
Programas de actividades anuais dos serviços;
Recursos contenciosos e hierárquicos;
Registo das folhas e das respectivas autorizações de pagamento;
Relatórios de actividades;
Relatórios de execução financeira;
Relatórios de execução orçamental;
c) Cinco anos:
Aquisição de artigos de consumo corrente;
Aquisição de serviços;
Boletins diários e mapas mensais de controle de viaturas;
Cedência de instalações;
Composição dos órgãos sociais de entidades públicas e privadas;
Contratos de aluguer de equipamento (depois de findos);
Contratos de arrendamento (depois de findos);
Contratos de assistência, aluguer e aquisição de serviços (depois de findos);
Contratos de manutenção e assistência técnica de equipamento (depois de findos);
Contratos de prestação de serviços (depois de findos);
Convocatórias para a junta médica;
Copiador geral de correspondência;
Copiadores de diplomas e de despachos enviados para publicação no Diário da República;
Copiadores de informações, pareceres, propostas e circulares;
Delegações de competências;
Divulgação de efectivos disponíveis;
Documentação relativa a acções de formação interna;
Encargos com a aquisição de livros e publicações;
Encargos com combustíveis e lubrificantes;
Encargos com concessão de subsídios;
Encargos com conservação, reparação e beneficiação de instalações;
Encargos com cursos de formação;
Encargos com estudos e trabalhos especiais (após a extinção de contrato);
Encargos com a locação de bens, designadamente recibos de renda de casa de edifícios e de aluguer de equipamento;
Encargos com o pagamento da água, luz, limpeza e vigilância de instalações;
Encargos com transportes e comunicações, designadamente serviços postais, telefónicos, telegráficos e telex;
Expediente sobre emissão de cartões de livre trânsito e de identidade;
Expediente sobre instalações de telefones;
Expediente sobre necessidade dos serviços em pessoal;
Expediente sobre passaportes oficiais;
Expediente sobre pedidos de colocação;
Expediente sobre trabalhos gráficos editados pelo Ministério;
Ficha individual de cadastro de bens (após o abate);
Folhas de ajudas de custo e subsídios de viagem e de marcha;
Folhas de despesas com material e serviços, incluindo as efectuadas por conta dos fundos permanentes;
Folhas de despesas de anos anteriores;
Folhas de horas extraordinárias;
Folhas de rendas de casa;
Folhas de vencimentos e salários (após a aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos);
Fundos permanentes (constituição, requisições e restituições);
Inquérito aos recursos humanos na função pública;
Inscrições em cursos de formação;
Listas nominativas de beneficiários e montante de subsídios concedidos;
Listas de antiguidade (após a sua publicação);
Livros de balancete;
Livros de ponto (após a publicação da lista de antiguidade definitiva correspondente ao último ano nele incluído);
Livros de requisições de transporte e de fornecedores;
Livros e folhas de assiduidade;
Mapas e impressos de assiduidade;
Normalização impressos;
Planos de férias;
Processos da ADSE;
Processos de concursos de pessoal (após terminar a validade dos mesmos);
Processos de consulta ao mercado para aquisição de bens e serviços;
Processos de contratação de pessoal (depois de findo o contrato);
Processos de faltas e licenças;
Processos de implantação de serviços;
Processos individuais de viaturas (após o abate);
Processos relacionados com as representações em comissões e grupos de trabalho;
Processos relacionados com os Serviços Sociais;
Processos relativos ao descongelamento de admissões;
Processos sobre mobilidade e reafectação de efectivos no âmbito do Ministério;
Protocolos de entrega de correspondência;
Relações de descontos para a CGA, MSE e outras entidades (após a aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos);
Relações para efeitos de impostos;
Relatórios das inspecções às autarquias locais;
Remunerações acessórias;
Requerimentos de certidões e expediente subsequente;
Requisições internas de material, livros e publicações.