Decreto Regulamentar Regional 7/2008/A

Regulamenta o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores

Decreto Regulamentar Regional 7/2008/A

Regulamenta o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores

Emitente: Região Autónoma dos Açores - Presidência do GovernoDiário da República ↗Publicado 30/04/2008

Regulamenta o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores

Diploma

EM VIGOR
Decreto Regulamentar Regional n.º 7/2008/A Regulamenta o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores O Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril, veio estabelecer o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores, concentrando a sua concretização num serviço do Sistema Regional de Arquivos e remetendo a sua execução para diploma do Governo Regional. Determina-se que o serviço coordenador para os arquivos da Região Autónoma dos Açores é a Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores. Considerando que a classificação da documentação deve fazer-se seguindo um critério orgânico-funcional, sempre que tal seja possível e de acordo com as características específicas dos mesmos, que a gestão de documentos faz-se em obediência a critérios de avaliação e selecção, de acordo com os quais se estabelecem prazos de conservação, formas de eliminação e se indicam os documentos a conservar permanentemente, e que a avaliação dos documentos de arquivo respeita à determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findo o cumprimento dos respectivos prazos legais de conservação. Considerando a necessidade de os serviços poderem recorrer às novas tecnologias como forma de conservação da informação; Considerando que o proprietário de arquivos ou de documentos integrados no património protegido deve poder depositá-los, sem perda dos seus direitos de propriedade, em arquivos públicos regionais; Considerando, finalmente, que em cada departamento governamental deve ser criada uma área central de arquivo responsável pela gestão e coordenação da documentação gerada pelo próprio departamento, bem como a de todos os organismos dele dependentes, e que os responsáveis pelos arquivos centrais de cada departamento governamental devem ser detentores de formação específica na área: Assim, nos termos das alíneas d) do n.º 1 do artigo 227.º da Constituição, e o) do artigo 60.º do Estatuto Político-Administrativo da Região Autónoma dos Açores, e do disposto nos artigos 13.º, n.º 2, e 39.º do Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril, o Governo Regional decreta o seguinte: CAPÍTULO I Disposições gerais
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Artigo 1.º

EM VIGOR
Objecto O presente diploma regulamenta o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores, aprovado pelo Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril.
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Artigo 2.º

EM VIGOR
Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região A Coordenação para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores, a que se refere a alínea a) do n.º 1 do artigo 13.º do Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril, é assegurada pela Comissão Coordenadora para os Arquivos da Região Autónoma dos Açores, doravante designada por Comissão Coordenadora.
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Artigo 3.º

EM VIGOR
Natureza A Comissão Coordenadora é um serviço, na dependência da Presidência do Governo, que visa articular e harmonizar o exercício de competências em matéria de arquivo dos departamentos do Governo Regional.
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Artigo 4.º

EM VIGOR
Competências da Comissão Coordenadora 1 - Compete, em especial, à Comissão Coordenadora: a) Ser parceiro na modernização da administração pública regional; b) Propor a definição da política arquivística regional, assim como acompanhar a sua execução e exercer as funções de fiscalização, nos termos estabelecidos no presente diploma; c) Incentivar e apoiar, do ponto de vista técnico, a implementação de sistemas de gestão de documentos, promovendo normas relativas à sua avaliação, selecção, eliminação ou conservação; d) Receber e preservar as cópias da documentação enviada em suporte digital pelos arquivos centrais dos departamentos do Governo Regional; e) Proceder ao estudo e elaboração de uma tabela geral de selecção e eliminação da documentação produzida pelos serviços públicos na gestão dos seus recursos humanos, financeiros e patrimoniais, a aprovar mediante portaria do Presidente do Governo Regional; f) Proceder ao estudo das tabelas de selecção documental, à criação do sistema geral de classificação e à codificação da validade temporal dos documentos e emissão de pareceres sobre propostas de diplomas relativos à conservação permanente da documentação e seu ingresso nos respectivos serviços centralizados, ou a sua eliminação devido à sua inutilidade administrativa e cultural; g) Recolher e difundir a informação sobre centros de consulta, fontes documentais e bibliografia de arquivos; h) Emitir pareceres sobre matérias relativas a arquivos, sempre que superiormente lhe forem solicitados; i) Definir e apoiar a formação do pessoal afecto aos arquivos da Região; j) Emitir parecer vinculativo sobre a eventual remessa de documentos dos serviços públicos para os arquivos regionais; k) Exercer as demais funções que lhe sejam superiormente determinadas. 2 - A portaria a que se refere a alínea e) do n.º 1 é sujeita a parecer prévio da Associação de Municípios da Região Autónoma dos Açores (AMRAA).
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Artigo 5.º

EM VIGOR
Composição 1 - A Comissão Coordenadora é composta por um coordenador, com especialização na área de arquivo, e quatro técnicos superiores da administração regional autónoma: a) Dois técnicos especializados na área de arquivo; b) Um da área de direito; c) Um da área da informática. 2 - Integram, ainda, a Comissão Coordenadora, mediante protocolo, a celebrar com as respectivas entidades: a) Um técnico superior de arquivo da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores; b) Um técnico superior de arquivo da administração local, indicado pela AMRAA.
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Artigo 6.º

EM VIGOR
Nomeação 1 - A nomeação da Comissão Coordenadora é feita por despacho do Presidente do Governo Regional, do qual constará a indicação do respectivo local de funcionamento. 2 - Os membros da Comissão Coordenadora desempenharão as suas funções por períodos de três anos, eventualmente prorrogáveis por iguais períodos, por despacho do Presidente do Governo Regional. 3 - Compete à Secretaria-Geral da Presidência do Governo assegurar o apoio logístico, administrativo e financeiro necessários ao funcionamento da Comissão Coordenadora. CAPÍTULO II Arquivos públicos
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Artigo 7.º

EM VIGOR
Critérios para a classificação e gestão documental 1 - A classificação da documentação faz-se seguindo um critério orgânico-funcional, sempre que tal seja possível e de acordo com as características específicas dos mesmos. 2 - A gestão de documentos faz-se em obediência a critérios de avaliação e selecção, de acordo com os quais se estabelecem prazos de conservação, formas de eliminação e se indicam os documentos a conservar permanentemente.
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Artigo 8.º

EM VIGOR
Avaliação e selecção 1 - A avaliação dos documentos de arquivo respeita à determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findo o cumprimento dos respectivos prazos legais de conservação. 2 - Os prazos de conservação dos documentos são contados a partir da respectiva data de produção ou recepção e, na sua falta, da data final dos processos ou dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
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Artigo 9.º

EM VIGOR
Documentos de conservação permanente Os critérios para a conservação permanente dos documentos serão estabelecidos pelo Comissão Coordenadora.
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Artigo 10.º

EM VIGOR
Processo de avaliação 1 - O processo inicia-se com a constituição de uma equipa de avaliação, a criar no âmbito do serviço interessado, com acesso garantido ao respectivo arquivo, a qual procederá: a) Ao levantamento de toda a documentação existente no respectivo serviço, fazendo constar os dados recolhidos em documento apropriado, a fornecer pelo Comissão Coordenadora; b) À elaboração de projecto de regulamento que contenha a tabela de selecção de documentos, da qual conste, designadamente, a classificação da documentação, designação da série e subsérie documental, prazo de conservação e indicação do destino final. 2 - A equipa de avaliação deve solicitar os elementos e esclarecimentos aos responsáveis pelos respectivos arquivos, bem como solicitar o apoio técnico que entender necessário, designadamente à Comissão Coordenadora.
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Artigo 11.º

EM VIGOR
Tabelas de selecção de documentos 1 - O parecer vinculativo da Comissão Coordenadora, a que se refere o n.º 1 do artigo 18.º do Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A, de 20 de Abril, deve ser emitido no prazo de 60 dias úteis a contar da recepção do respectivo pedido. 2 - O parecer deve ter em consideração os documentos de recolha de dados, bem como o projecto de tabela de selecção de documentos, elaborados pela equipa de avaliação, que para o efeito acompanham o respectivo pedido. 3 - A alteração dos regulamentos que contêm as tabelas de selecção de documentos está sujeita ao regime previsto no presente diploma para a sua aprovação, podendo, no entanto, prescindir-se da constituição da equipa de avaliação, desde que a alteração respeite a simples ajustamentos de pormenor que não contrariem o regime constante da tabela em vigor.
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Artigo 12.º

EM VIGOR
Arquivos centrais Em cada departamento governamental é criada uma área central de arquivo responsável pela gestão e coordenação da documentação gerada pelo próprio departamento, bem como a de todos os organismos dele dependentes.
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Artigo 13.º

EM VIGOR
Remessa de documentos para o arquivo central Findos os prazos de conservação administrativa e de acordo com a respectiva tabela de selecção, os documentos devem ser remetidos ao serviço competente pela centralização arquivística de cada entidade.
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Artigo 14.º

EM VIGOR
Formalidades da remessa 1 - A remessa dos documentos mencionados no presente diploma deve obedecer às seguintes formalidades: a) Ser acompanhada de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo. 2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa a que se referem as alíneas do número anterior são aprovados por despacho do membro do Governo Regional com competência em matéria de Administração Pública.
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Artigo 15.º

EM VIGOR
Eliminação de documentos 1 - A eliminação dos documentos aos quais não seja reconhecido valor de conservação permanente deve ser efectuada após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. 2 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
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Artigo 16.º

EM VIGOR
Formalidades da eliminação A eliminação dos documentos mencionados no presente diploma obedece às seguintes formalidades: a) Ser acompanhada de um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação é assinado pelo dirigente máximo do serviço em causa, bem como pelo responsável pelo arquivo.
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Artigo 17.º

EM VIGOR
Digitalização dos documentos 1 - Os serviços abrangidos pelo presente diploma devem recorrer à digitalização ou microfilmagem dos seus documentos com carácter probatório, como forma de conservação da informação, a realizar em serviço da entidade interessada ou mediante recurso a entidade para tal habilitada. 2 - O suporte a que alude o número anterior não pode apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e deve reproduzir os respectivos termos de abertura e de encerramento referidos no número seguinte. 3 - Do termo de abertura constam obrigatoriamente a identificação dos responsáveis pela transferência da informação, local, a data de execução da transferência e a natureza dos documentos microfilmados ou digitalizados. 4 - Do termo de encerramento constam a declaração de que as imagens são reproduções totais e exactas dos documentos originais, a assinatura do responsável pelo serviço de reprodução e o carimbo respectivo. 5 - Devem ser elaborados um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte produzido.
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Artigo 18.º

EM VIGOR
Substituição do suporte A substituição do suporte dos documentos obedece a critérios que garantam a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta, de acordo com as normas técnicas e recomendações consagradas a nível internacional, designadamente pela International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO. CAPÍTULO III Arquivos privados
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Artigo 19.º

EM VIGOR
Depósito de documentação 1 - O proprietário de arquivos ou de documentos integrados no património protegido pode depositá-los, sem perda dos seus direitos de propriedade, em arquivos públicos regionais. 2 - O depósito a que se refere o número anterior far-se-á mediante protocolo de que constem as condições estabelecidas pelo depositante e a aceitação destas pelo depositário. 3 - O depósito poderá dar lugar a uma contrapartida económica a estipular no protocolo de cedência. 4 - Beneficia do referido no número anterior o particular que, sendo proprietário de documentação integrada no património arquivístico protegido, a disponibilize ao público nos termos semelhantes àqueles em que estaria disponível se depositada em arquivos públicos regionais. CAPÍTULO IV Pessoal afecto aos arquivos
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Artigo 20.º

EM VIGOR
Responsáveis de arquivos centrais Os responsáveis pelos arquivos centrais de cada departamento governamental devem ser, sempre que possível, arquivistas habilitados detentores de formação específica na área.
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Artigo 21.º

EM VIGOR
Funções dos responsáveis pelos arquivos centrais Aos responsáveis pelos arquivos centrais compete: a) Integrar e coordenar a equipa de avaliação e selecção de documentos; b) Analisar, produzir e implantar nos serviços e organismos dependentes instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação, manuais de procedimentos, formulários, tipologias documentais, circuitos documentais e os planos de transferência de documentos; c) Dar formação e prestar apoio técnico aos serviços dependentes sobre a aplicação do sistema de gestão de documentos do departamento governamental em que se insere; d) Garantir as condições de conservação da documentação de arquivo; e) Gerir a consulta e empréstimo da documentação do arquivo; f) Aplicar as portarias de gestão de documentos, procedendo às eliminações determinadas e preservar a documentação de conservação permanente.
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Artigo 22.º

EM VIGOR
Pessoal afecto aos arquivos públicos 1 - Ao pessoal afecto a arquivos públicos compete: a) Conservar o património arquivístico; b) Manter os arquivos organizados; c) Garantir o acesso aos cidadãos da informação e dos documentos constantes do arquivo, nos termos da legislação em vigor; d) Facilitar aos serviços produtores de documentação o apoio e a utilização da informação contida nos documentos; e) Velar pelo cumprimento da legislação no que respeita às restrições no acesso à informação. 2 - Todo aquele que exerça funções em arquivo ou que por razões de tratamento, avaliação, conservação ou reprodução tenha acesso ao mesmo está obrigado a assegurar a confidencialidade do conteúdo informacional dos documentos e deve velar pelo cumprimento da legislação relativamente aos dados de carácter pessoal e a assuntos classificados de reservado, confidencial, secreto ou muito secreto, assim como quanto à honra, intimidade pessoal e familiar e a própria imagem.
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Artigo 23.º

EM VIGOR
Contratação para a gestão de arquivos públicos O recurso à contratação de entidade externa para a gestão, conservação e custódia de qualquer arquivo público não pode afectar os poderes de direcção e supervisão dos arquivos por parte dos respectivos responsáveis, e está sujeita ao disposto no n.º 2 do artigo anterior. CAPÍTULO V Disposições finais
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Artigo 24.º

EM VIGOR
Entrada em vigor O presente diploma entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação. Aprovado em Conselho do Governo Regional, em Santa Cruz da Graciosa, em 17 de Março de 2008. O Presidente do Governo Regional, Carlos Manuel Martins do Vale César. Assinado em Angra do Heroísmo em 18 de Abril de 2008. Publique-se. O Representante da República para a Região Autónoma dos Açores, José António Mesquita.
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