Diploma
EM VIGORPortaria n.º 112/2023
de 27 de abril
Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de recomendações europeias consubstanciadas na Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.
A progressão dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) na prossecução da sua missão de assegurar a coordenação do sistema nacional de arquivos, nos termos do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de maio, na sua redação atual, que aprova a orgânica da DGLAB, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).
Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, a DGLAB desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública.
A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional, integrando, ainda, as decisões de avaliação, designadamente a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.
As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de classificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística» (ASIA), assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas ao nível da administração local e da administração central do Estado, dando posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades abrangidas.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
A Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, aprovou o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, que permitiu garantir a operacionalização da avaliação, seleção e eliminação da documentação produzida e recebida pelas autarquias locais no âmbito das suas atribuições e competências, bem como viabilizar o descongestionamento nos respetivos serviços produtores e de arquivo.
Não obstante as assinaláveis vantagens alcançadas na gestão da informação pública pela aplicação do referido regulamento, assinaladamente, no que diz respeito à racionalização de procedimentos e de custos pela via da eliminação de documentos desprovidos de valor e que cumpriram a sua função administrativa, tais procedimentos foram tendencialmente aplicados a jusante da sua produção, provocando, repetidamente, uma entropia nos serviços da Administração Pública.
A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer numa fase genésica, potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.
Neste contexto, a presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, por entidades no exercício de funções de administração local, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, deste modo agilizando as funções do arquivo enquanto garante de direitos e de deveres e na preservação da memória coletiva.
Foram ouvidas a Associação Nacional de Freguesias (ANAFRE) e a Associação Nacional de Municípios Portugueses (ANMP).
Assim, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, e no uso das competências previstas no n.º 1 do artigo 21.º e no n.º 1 do artigo 28.º do Decreto-Lei n.º 32/2022, de 9 de maio, na sua redação atual, conjugados com o disposto na alínea c) do n.º 1 do Despacho n.º 7052/2022, de 23 de maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 107, de 2 de junho de 2022, manda o Governo, pela Ministra da Coesão Territorial e pela Secretária de Estado da Cultura, o seguinte: