Diploma
EM VIGORPortaria n.º 61/86
de 21 de Fevereiro
Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo em vários serviços públicos e subsequente inutilização de originais;
Considerando que o espaço ocupado por milhares de processos arquivados na Direcção-Geral de Pessoal, do Ministério da Educação e Cultura, é de sobremaneira exagerado para as instalações onde se encontram;
Considerando que a sua recuperação, em caso de necessidade, é possível através de microfilme:
Ao abrigo do disposto no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro:
Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Educação e Cultura, o seguinte:
1.º A Direcção-Geral de Pessoal fica autorizada a microfilmar a documentação que deve manter em arquivo e a destruir os respectivos originais.
a) Não é autorizada a inutilização dos documentos que tenham valor histórico, artístico ou que, por serem únicos, tenham grande interesse documental.
b) A documentação referida na alínea anterior será transferida para os arquivos eruditos.
c) Os prazos de conservação em arquivo dos documentos na posse da Direcção-Geral de Pessoal são, consoante a natureza dos mesmos, os que a seguir se indicam.
(ver documento original)
2.º O chefe de repartição administrativa da Direcção-Geral de Pessoal é responsável pelas operações de microfilmagem, e bem assim pela segurança e inutilização dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização.
a) A inutilização dos documentos será feita de modo a impossibilitar a sua reconstituição.
b) A inutilização dos documentos originais deverá fazer-se sempre na presença do funcionário responsável referido no n.º 2.º, lavrando-se o respectivo auto, que será assinado por todos os intervenientes no acto da utilização e visado por aquele.
3.º Será elaborado um livro de registo dos microfilmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo chefe de repartição administrativa.
4.º A reprodução documental dos elementos conservados em microfilme só poderá ser realizada a pedido das entidades ou serviços interessados, mediante requisição visada pelo responsável do departamento interessado.
5.º As fotocópias têm a mesma força probatória dos originais, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens e desde que sejam autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e o selo branco.
Ministério da Educação e Cultura.
Assinada em 5 de Fevereiro de 1986.
O Ministro da Educação e Cultura, João de Deus Rogado Salvador Pinheiro.