Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
a) «Agregação» o conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional, que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio. Neste sentido do termo, pode ser equiparado a um processo documental identificado na tabela de seleção pelos termos «inicia» e «termina»;
b) «Amostragem aleatória» o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) «Avaliação» a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional» a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) «Classificação» o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
f) «Código» o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade, a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de coordenação;
g) «Completude do processo de negócio» o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
h) «Conservação» o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;
i) «Conservação parcial por amostragem» o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
j) «Desativação de processos de negócio» a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível;
k) «Descrição» a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
l) «Destino final» a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
m) «Documento» a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo, por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;
n) «Dono de processo» a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção no campo com a designação Responsável pelo cumprimento do DF de conservação;
o) «Eliminação» o destino final atribuído a processos de negócio para a destruição total e definitiva;
p) «Entrega» a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
q) «Forma de contagem do prazo» a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa nos termos fixados na tabela de seleção;
r) «Informação» a informação arquivística, produzida no exercício de uma função, materializada em qualquer suporte;
s) «Lista consolidada» a estrutura hierárquica de classes que representam as funções, subfunções e processos de negócio executados pela Administração Pública, contemplando a sua descrição e avaliação. Integra e desenvolve a macroestrutura funcional (MEF);
t) «Macroestrutura funcional» a representação conceptual de funções desempenhadas por entidades com funções públicas, apresentada sob a forma de uma estrutura hierárquica desenvolvida a dois níveis (função e subfunção);
u) «Metodologia relacional» o método aplicado à avaliação da informação de acordo com os critérios legal, densidade informacional, complementaridade informacional e completude, através dos quais se estabelecem relações de sucessão, cruzamento, síntese, complementaridade e suplementar entre processos de negócio;
v) «Natureza da intervenção» a identificação da condição de dono e de participante por parte das entidades com funções públicas;
w) «Ocorrência» os casos sucedidos no âmbito de um processo de negócio que se materializam em agregações ou processos documentais;
x) «Participante no processo» a entidade que contribui para o desenvolvimento do processo de negócio e do produto final, não sendo responsável pela sua condução, nem pela conservação da sua informação por não o deter na sua completude; a condição da CP como participante é identificada no campo das Notas da tabela de seleção;
y) «Prazo de conservação administrativa» o período de tempo, registado em anos, durante o qual a informação deve ser mantida para responder às necessidades de negócio, requisitos organizacionais, responsabilização e obrigações legais, fixado na tabela de seleção;
z) «Processo de negócio» a sucessão ordenada de atividades interligadas, desempenhadas para atingir um resultado definido (produto ou serviço), no âmbito de uma função;
aa) «Processo transversal» o processo de negócio que carece da intervenção de diferentes entidades para que o resultado possa ser atingido;
bb) «Processo documental» a unidade arquivística constituída por uma agregação de documentos que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio;
cc) «Registo» a operação descritiva sobre documentos e agregações para efeitos de captura, controlo, acesso e comunicação;
dd) «Seleção» a operação que decorre da avaliação e consiste na separação dos documentos e agregações de conservação, de conservação parcial por amostragem e de eliminação, de acordo com as orientações fixadas na tabela de seleção;
ee) «Sistema de informação» o sistema que integra, gere e fornece acesso a documentos de arquivo, ao longo do tempo, independentemente do seu suporte. Inclui os sistemas desenhados especificamente para gerir documentos e outros sistemas orientados para a gestão dos processos de negócio que suportam a criação, captura e gestão de documentos;
ff) «Tabela de seleção» o instrumento integrado em dispositivo legal, derivado da «lista consolidada», de suporte à classificação e seleção da informação e constituído pela estrutura classificativa e pelas decisões da avaliação;
gg) «Tipologia de ocorrências» a unidade constituída para efeitos de gestão que agrega ocorrências que materializam um nível de detalhe do processo de negócio, não se constituindo num nível de classificação. Permite a operacionalização de distintas naturezas de intervenção, dono ou participante, no âmbito de um processo de negócio;
hh) «Título» a designação das instâncias da estrutura multinível de classificação fixada na tabela de seleção.
CAPÍTULO II
Gestão de informação